Cara Mengatasi Pekerjaan Yang Datang Bertubi-tubi

Teman-teman pernah merasakan suatu hari tiba-tiba banyak sekali pekerjaan yang datang bertubi-tubi?

Saya baru saja merasakannya. Maklum, PPN naik, tiba-tiba banyak sekali perubahan yang harus dilakukan dalam proses jual-beli perusahaan yang saya jalankan. Dan gak tau kenapa, di saat sibuk-sibuk seperti ini, banyak juga kerjaan-kerjaan lainnya yang tiba-tiba bermunculan.

Saya gak tau, apakah ini sebuah percobaan, atau memang alamiahnya seperti ini ya dalam kehidupan manusia.

Kemarin, di hari Minggu, yang biasanya merupakan hari saya beristirahat dengan santai dan waktu bermain dengan anak, tiba-tiba saya mendapat telepon dari seseorang. Waduh, ternyata ada sebuah acara yang sedang menunggu kehadiran saya. Bagaimana ini?!

Saya pun segera menelepon bagian penyelenggara acara dan memilih seseorang sebagai penganti saya dan mendelegasikan tugas ke dia. Walaupun berjalan dengan lancar, namun saya sangat amat kecewa terhadap diri saya yang telah merugikan waktu banyak orang.

Hemmm… saya pun kemudian menghabiskan waktu libur tersebut untuk merenungkan kejadian ini. Bagaimana ini bisa terjadi, bagaimana cara agar tidak terjadi lagi, dan seandainya terjadi lagi, bagaimana cara yang paling tepat untuk menyelesaikannya dengan baik.

Dan inilah hasil perenungan saya.

Jangan Stres Atau Merasa Terbebani

Ketika kita sedang sibuk menyelesaikan sekumpulan pekerjaan yang mengantri, tiba-tiba datang lagi tambahan pekerjaan yang harus segera diselesaikan, apa reaksi kita?

Sebagian besar dari kita pasti akan merasa stres, bertambah beban dalam hidup kita dan ingin melarikan diri.

Menurut saya, stres yang timbul bisa mengganggu kinerja kita. Jadi, jangan dianggap beban, tampung aja dulu. Tips berikutnya akan saya jelaskan bagaimana menghadapi serangan bertubi-tubi seperti ini.

Analisa

Misalkan saat ini kamu sedang menyelesaikan sebuah pekerjaan dan tiba-tiba ada datang pekerjaan lainnya, baik dari atasan ataupun ada bawahan yang sedang butuh bantuan.

Kerap kali karena sifatnya yang datang secara tiba-tiba, persepsi kita terhadap pekerjaan tersebut menjadi seperti sesuatu yang darurat. Padahal sebenarnya belum tentu.

Jika memang pekerjaan itu bisa kita selesaikan dalam beberapa detik, ya uda selesaikan aja. Jika tidak bisa, analisa terlebih dahulu apakah pekerjaan tersebut harus segera diselesaikan. Jika tidak, maka masukkan pekerjaan tersebut dalam antrian sesuai prioritasnya.

Jika harus segera diselesaikan, kita pun belum tentu harus segera mengerjakannya. Bagaimana jika seandainya pekerjaan yang sedang kita lakukan jauh lebih penting atau sama pentingnya?

Jika kita bisa mendelegasikan tugas tersebut ke anggota kita, delegasikan sekarang juga. Setelah itu, baru kita kembali lagi ke pekerjaan yang sedang kita kerjakan.

Bagaimana jika seandainya tidak bisa didelegasikan?

Tolak pekerjaan tersebut. Toh memang kapasitas kita tidak mencukupi. Jika seandainya yang memberi pekerjaan adalah atasan kita, kita minta keputusan mereka untuk memilih pekerjaan mana yang sebaiknya kita selesaikan terlebih dahulu, apakah yang sedang kita kerjakan atau pekerjaan yang baru masuk ini.

Perencanaan

Sekarang kita akan membahas tips bagaimana agar kita terhindar dari situasi seperti ini.

Satu-satunya kunci adalah perencanaan yang baik. Bagaimana itu?

Menurut saya, tidak ada satu kebakuan untuk perencanaan pekerjaan yang baik. Kita harus mengerti sifat pekerjaan kita, setelah itu kita buat sebuah rencana agar pekerjaan bisa terselesaikan dengan lebih efektif dan efisien.

Beberapa prinsip yang saya terapkan:

  1. Selalu selesaikan pekerjaan terpenting terlebih dahulu. Pentingnya sebuah pekerjaan bukan diukur dari waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, tapi berdasarkan dampak yang diberikan ke perusahaan. Contohnya, menginformasikan perubahan stok harian ke tim penjualan mungkin hanya butuh waktu 5 menit saja, namun jika tidak segera kita lakukan pertama kali di pagi hari, operasional tim penjualan menjadi macet dan tidak ada pemasukkan untuk perusahaan.
  2. Pekerjaan-pekerjaan kecil yang tidak darurat, dikumpulkan dan diselesaikan sekaligus. Istilahnya adalah batching. Misalnya jika kamu adalah seseorang yang selalu mencatat pengeluaran harian, kamu tidak perlu segera mencatat setiap kali ada pengeluaran. Kamu bisa mengumpulkan semua nota pembelian, dan kemudian luangkan waktu 15 menit untuk mencatat seluruh pengeluaran harian.
  3. Buat to-do list (daftar pekerjaan rutin). Dulu saya menganggap remeh hal ini, saya rasa diri saya tidak mungkin lupa akan hal-hal rutin yang saya kerjakan setiap hari. Tau gak, ketika pola kerja saya terganggu, beberapa bagian dari rutinitas saya pun bisa terlupakan. Oleh karena itu, selalu buat to-do list ya.
  4. Tinjau ulang perencanaan secara berkala. Mengapa? Kita harus bisa beradaptasi terhadap perubahan, oleh karena itu suatu saat rencana kerja juga pasti akan berubah. Kita harus bisa fleksibel.

Kesimpulan

Tiga prinsip di atas adalah yang saya lakukan sehingga pekerjaan saya, walaupun sangat banyak, tetap terasa enak untuk dikerjakan.

Pada akhirnya, hal-hal yang di luar rencana tetap akan terjadi. Pada saat itu, ingat kembali poin pertama, tidak perlu dibawa stres. Jika memang ada pekerjaan yang tidak selesai, memang itu di luar kapasitas kita. Akui saja. Kita bukanlah Tuhan yang memiliki kemampuan tanpa batas.

Have fun!

Tinggalkan komentar